E-SOCIAL: sua empresa está preparada?

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E-SOCIAL: Sua empresa está preparada?

O Governo Federal sabe que está perdendo tempo e dinheiro com a protelação do E-Social. E é por isso que dificilmente o prazo de 01/janeiro/2018 não será cumprido.

Neste post, o Grupo Soulan, através de sua Divisão de Serviços de Folha de Pagamento (FOPAG BPO), dará uma visão geral deste importante e complexo assunto, abordando aspectos que serão de extrema relevância ao processo de migração das empresas para o E-Social.

Mas afinal, o que é o E-Social?

Trata-se de um projeto do Governo Federal que pretende, por meio de um sistema informatizado de envio de dados, coletar, armazenar, cruzar e consolidar diferentes plataformas de comunicação (Receita Federal, Previdência Social, Caixa Econômica e Ministério do Trabalho), estabelecendo uma gestão unificada e em tempo real entre empresas e governo. Como premissa básica, o projeto visa garantir aos trabalhadores o correto cumprimento das ordens trabalhistas e previdenciárias, identificando assim, empresas que não estejam em conformidade com a Lei.

Todo este processo envolvendo informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas, intitulado “Ambiente Nacional do E-Social”, fará parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Este novo cenário de comunicação exigirá das empresas muito cuidado e sincronia sistêmica, para evitar inconsistências de informações ou perda de prazos de entrega que serão imediatamente identificados e acusados pelos órgãos fiscalizadores, gerando advertências e penalidades indesejadas, além de uma consequente exposição da empresa para outras esferas de controle governamental.

Entenda, no desenho abaixo, como o E-Social unificará os diversos canais de envio de dados:

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O que muda com o E-Social para o RH?

A partir de seu efetivo início, os responsáveis pela administração de pessoal (DP), terão que assumir diversos reports ao sistema do E-Social, com alto rigor de cuidado, criticidade e prazo.

Não existirá uma data fixa para envio de todas as informações, pois eles variarão de acordo com cada assunto e demanda.

Veja alguns exemplos de movimentação:

Admissões ou demissões: serão informadas conforme ocasião. O trabalhador não poderá ser admitido ou demitido sem que o arquivo com a informação já esteja na base da Receita (no caso de admissão, por exemplo, o pré-cadastro do funcionário terá que ser lançado no sistema um dia antes de seu início).

Férias: rigorosamente, a empresa deverá respeitar os prazos da CLT, conforme cumprimento do Art. 135 (“…o trabalhador deve ser comunicado de suas férias, com 30 dias de antecedência, no mínimo, da data de início de suas férias”), fazendo o correto envio da informação pelo E-Social.

Folha de Pagamento: não confundir fechamento de folha (de 01 a 30 do mês) com apontamento de horas, que podem ser calculadas por exemplo, de 20 de um mês à 19 do outro mês. Isso porque o E-Social não receberá os dados de apontamentos por período e sim a Folha adequadamente fechada, como manda a CLT.

Isso vale também para qualquer evento excepcional (contratação, demissão, atestado, afastamento, etc) ocorrido após o cálculo final da folha, fazendo com que essa movimentação pontual seja enviada em novo arquivo fechado até a data estabelecida. E Folha deverá ser enviada pelo E-Social até o dia 07 de mês seguinte.

Jornada de trabalho e alterações de horários: deverão ser informadas na medida em que acontecerem as modificações de horários e escalas. Inclusive para trabalhadores isentos de marcação de ponto.

Movimentações Salariais: o envio das informações deverá ser feito no dia subsequente à alteração.

Enquadramento de cargos: as nomenclaturas adotadas nas empresas variam muito e muitas vezes são adaptadas para que retratem a realidade da função. Contudo, para o E-Social o enquadramento se dará pelo número do CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) e, independentemente da nomenclatura utilizada, é necessário que esteja com o CBO correto.

O programa E-Social estará interligado com o ambiente da Receita Federal e por isso é muito importante que o profissional de RH incumbido destes procedimentos, verifique a consistência das informações no registro do programa de folha de pagamento antes de efetuar a operação de envio.

Alguns pontos de atenção:

Histórico de dados: o E-Social não “carrega o passado”, ou seja, a empresa deverá manter seus arquivos por 5 anos, mesmo após a implantação do e-Social.

Prestador de Serviço / Autônomo: dentro do cadastro de “empregados”, existirá um item TSV – Trabalhador Sem Vínculo, para cadastramento de funcionários eventuais. Importante saber que, se colocar um funcionário nesse cadastro de forma recorrente, aos olhos da fiscalização, ele deixa de ser um eventual.

Leis de Cotas: tanto as cotas de PCDs como de Aprendizes poderão ser controladas facilmente pelo e-Social. Como o cadastramento dos funcionários estarão acompanhados de seus respectivos CBOs, o Ministério do Trabalho rapidamente identificará quem cumpre, ou não, a cota.

Erros de envios: todo e qualquer dado poderá ser corrigido no E-Social, mas atenção: multas por retificações poderão ser sim aplicadas, caso ocorram consecutivas correções por imperícia, imprudência ou que demonstrem má fé da empresa.

Considerações finais:

O início do E-Social provocará uma drástica mudança na condução dos procedimentos e processos internos dos RHs nas organizações, sobretudo pela falta de mobilidade que nossa própria CLT impõe aos eventos, ocorrências e demandas de administração de pessoal do dia a dia. Certamente, governo e demais órgãos controladores terão um grande poder de investigação por este simplificado sistema de controle, mesmo afirmando que a base principal de fiscalização nas empresas, ainda será a presencial.

Com o tempo, a fiscalização presencial se tornará obsoleta e desnecessária, pois o E-Social foi projetado para ser sim um sistema de fiscalização que trabalhará com checagem automática de dados, de forma matricial. Ou seja, sempre que houver a inserção de alguma informação, o sistema irá validar se ela está de acordo com todas as tabelas de dados informadas previamente e, se houver alguma inconsistência, será imediatamente retornada à empresa com “erro”.

Trata-se de um fluxo lógico de informação, sempre cruzando dados sobre tabelas, considerando entradas e saídas (inputs e outputs). Exemplo: não podemos demitir um funcionário que nunca foi contratado; não podemos pagar salário para um funcionário que nunca entrou na empresa; um funcionário que saiu de férias deverá voltar um dia, assim como um afastado; etc.

É provável que o E-Social seja apenas o tronco de um “monstro” muito maior que está sendo construído pela Receita Federal. A ideia é que num futuro próximo o sistema possa contemplar muitas outras funcionalidades, tais como:

  • Substituição física da CTPS.
  • Já faça o cálculo mensal do Imposto de Renda Pessoa Física.
  • Tenha funções pra Atestado Médico Eletrônico, feito pelos médicos da empresa/convênios, inibindo a indústria do atestado e diminuindo as filas do INSS.
  • Coloque em vigor o CPF Eletrônico.
  • Faça o cálculo automático da aposentadoria;
  • Crie o “Portal do Trabalhador”, com todas as informações de cada trabalhador do Brasil.
  • Dentre outras…

Quando o E-social entrará em vigor?

O prazo para implantação do E-Social em empresas do Lucro Real, com receita anual acima de R$ 78 milhões, é a partir de janeiro/2018.

As demais empresas, com receita menor, terão até junho/2018 para ter o sistema completamente implantado.

Elaborado por: Marcelo Souza, Sócio-Diretor do Grupo Soulan. Desde 1988, especialista em gente. Saiba mais sobre o E-Social em www.soulan.com.br / 11 3549-6446.

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